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Der Systemische Prüfungsprozess wird als Lern- und Entscheidungsprozess konzipiert: Der Prüfer beobachtet sich selbst und sein Prüfungsfeld von einer Metaebene, stellt sein Verständnis von der geprüften Organisation und sein Vorgehen immer wieder selbst in Frage und korrigiert sich. Zusätzlich tauscht das Prüfungsteam mit dem geprüften Organisationsbereich Selbst- und Fremdbilder aus, so dass sie gemeinsam verschiedene Perspektiven über den geprüften Bereich entwickeln und dabei die Funktionsweise der Organisation differenziert und damit besser verstehen lernen. Widersprüche werden dabei nicht nur in Kauf genommen, sie werden ganz bewusst an den Anfang der Prüfung gestellt, um die Komplexität der Fragestellung niemals aus den Augen zu verlieren und einseitige und damit schädliche Prüfungsergebnisse zu vermeiden. Demnach sollte zum Beispiel die Systemische Prüfung einer Funktionstrennung (und die damit zusammenhängende Trennung von Tätigkeitsbereichen bzw. Arbeitsfeldern) möglichst gemeinsam mit den Abläufen zwischen (also der Zusammenarbeit von) risikoaufbauendem und kontrollierendem Bereich betrachtet werden. Denn wenn eine Kontrolle aufgrund ihrer starken Unabhängigkeit zu wenige Informationen über die zu kontrollierenden – risikoaufbauenden – Tätigkeiten bekommt, funktioniert sie auch nicht.
Systemische Prüfungen profitieren davon, dass dem Prüfer ein großes Methodenrepertoire der Gesprächsführung aus der Systemischen Organisationsberatung und sogar der Systemischen Therapie zur Verfügung steht.
Ein wesentliches Merkmal einer Systemischen Prüfung ist, dass die Prüfung zu Beginn nicht von Anfang bis Ende durchgeplant wird. Die Prüfer entscheiden schrittweise über das weitere Vorgehen und passen dieses Vorgehen im Prüfungsverlauf an. So wird die Unsicherheit, die sich aus dem komplexen Prüfungsthema und den erwähnten widersprüchlichen Anforderungen an die Prüfer ergibt, in den Prüfungsprozess eingebracht und von den Prüfungspartnern bearbeitet.
Die Komplexität des Prüfungsobjekts wird durch eine Untersuchung der Wechselwirkungen des geprüften Organisationsbereichs und seines Umfelds bearbeitet. Gleichzeitig nutzt der Ansatz die üblichen betriebswirtschaftlichen Modellbildungen. Um der Komplexität des geprüften Sachverhaltes gerecht zu werden, werden dafür insbesondere Modelle eingesetzt, die möglichst entgegengesetzte Zielrichtungen haben, wie zum Beispiel Organigramme (Ziel: Darstellung der Aufteilung der Arbeit) und Ablaufdiagramme (Ziel: Darstellung der Zusammenarbeit).
Der Fokus der Prüfung liegt nicht nur auf der Inhaltsebene, sondern ausdrücklich auch auf der jeweils aktuellen Möglichkeit, die Anforderungen der verschiedenen Interessengruppen einer Prüfung (zum Beispiel Auftraggeber, Prüfungspartner) berücksichtigen zu können. Eine der Grundbedingungen lautet: Das Prüferteam muss unabhängig von den Prüfungspartnern sein. Gleichzeitig soll es aber Prüfungshandlungen vornehmen, z.B. die Mitarbeiter der geprüften Organisation befragen, ist also auch abhängig von ihnen. Solche und andere Widersprüche werden vor allem durch einen zeitlichen Ablauf bearbeitet: Die Prüfer betrachten z.B. zunächst das von der Organisation erstellte Organigramm und akzeptieren dieses Selbstbild als sinnvoll modellierte Wirklichkeitskonstruktion. Im weiteren Prüfungsprozess hingegen erstellen und verifizieren sie überwiegend selbstständig und unabhängig ein dazugehöriges Ablaufdiagramm. Diese dynamische Konzeption einer Prüfung nutzt also den zeitlichen Ablauf des Prüfungsprozesses, um anfallende Anforderungen hintereinander zu behandeln.
Ergeben sich Mängel, haben die Prüfer im Idealfall bereits eine so gute Kommunikationsbasis mit den Prüfungspartnern geschaffen, dass sie in der Lage sind, diese Mängel anschlussfähig zu kommunizieren. Denn es geht der Systemischen Prüfung nicht nur darum, in der Sachdimension Probleme der Organisation aufzudecken. Vielmehr wird auch die Sozialdimension betont und das gemeinsame Interesse, die notwendige gemeinsame Kommunikationsbasis von Prüfern und Prüfungspartner zu schaffen. Nur so lassen sich geeignete und nachhaltige Lösungen finden und etablieren.
Die Systemische Prüfung: Wie können sich Prüfer aus dem blinden Fleck der „sicheren“ Checkliste herausmanövrieren?
Teil 3: Wie wirkt sich die Systemische Prüfung auf die Prüfer aus?
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