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Haben Sie auch das Gefühl, digital zugemüllt zu werden? Kaum am Arbeitsplatz angekommen, erwischt uns der digitale Overload. Mails über Mails, die bereits darauf warten, gelesen, bearbeitet, weitergeleitet und gespeichert zu werden. Für viele Mitarbeiter im Office Management bedeutet das bereits Stress am frühen Morgen. Drücken Sie deshalb öfter Ihren eigenen „RESET“ Button, um wieder frisch im Kopf zu werden. Das Fenster für eine Minute öffnen, eine Runde durch das Büro oder in die Kaffeeküche gehen können bereits helfen, für einen Moment abzuschalten, um den Kopf wieder frei und aufnahmefähig zu bekommen. Atmen Sie bewusst ein und aus, dann fällt es Ihnen gleich leichter, sich der E-Mail-Flut im Posteingang zu widmen.
Bei der Bearbeitung ist es ratsam, von oben – der letzten und damit aktuellsten Mail – zu beginnen und alle Eingänge kurz nach unten zu überfliegen. Nach einem ersten Überblick lässt sich bereits die eine oder andere Mail, die ausschließlich der Information dient, wegsortieren oder löschen. Mails, die Termine betreffen, sollten Sie öffnen und offen stehenlassen. Mails, die später bearbeitet werden können, kennzeichnen Sie als To Do. Mails, die Prioritäten und Kundenanfragen beinhalten sollten Sie sofort bearbeiten: eine nach der anderen.
Terminmails bearbeiten Sie am besten während im Laufe des Vormittags. Es kann auch schnell eine zwischen zwei Telefonaten gecheckt und bearbeitet werden. Gilt es internationale Telefonate zu terminieren, bietet sich hierfür ebenfalls der Vormittag an, da Asien noch erreicht werden kann und Amerika später antworten kann. So bekommen Sie in der Regel noch an einem Tag die Antworten und kommen schnell ein Stück weiter. Eine große Hilfe in der Planung sind hierbei spezielle Websites, die Ihnen auf einen Blick alle Informationen zu internationalen Uhrzeiten, Zeitzonen und Zeitunterschieden liefern.
Zudem lohnt es sich, bestimmte Stichworte zur Schnellerkennung und Sortierung bereits in die Betreffzeile von Mails zu schreiben. Damit Sie einen besseren Überblick haben und selbst Antwort-Mails schnell zuordnen und in entsprechende Ordner sortieren können.
Hierfür empfiehlt sich die EDITH-Methode: Schreiben Sie in die Betreffzeile gezielt, worum es sich beim Inhalt handelt: Erledigung, Diskussion, Information, Termin oder Hilfe. Die Antwort können Sie auf Anhieb zuordnen. Zum Beispiel: Termin am 4. August in Hamburg oder Diskussion Tagungsort Führungskräfte-Meeting am 17. Juli. Zudem gibt es etliche Firmen, die bereits die Kennzeichnung mit Hilfe der Buchstaben einsetzen, anstelle das Wort zu schreiben. Vielleicht ist das auch für Sie und Ihr Unternehmen ein Tipp.
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