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Video-Konferenzen: Technik, Tools, Tipps
Weiterbildung / 31. März 2020
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Marketing & Sales Koordinatorin
Michelle Neumann ist Marketing & Sales Koordinatorin Bereich Professional & Executive Education der Frankfurt School.

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Der Ausbruch des Coronavirus hat uns in vielerlei Ansicht ins kalte Wasser geworfen. Im Prinzip sind alle Bereiche unseres Lebens einmal auf den Kopf gestellt worden. So auch die Art zu Arbeiten: Die einen mussten ihr Geschäft schließen und sind nun fast vollständig auf Unterstützung angewiesen, die anderen gehen jeden Tag ein Risiko ein, indem sie den Weg zur Arbeit bestreiten. Wieder andere können von zuhause arbeiten und praktizieren dies nun schon mehrere Wochen. Wir von der Frankfurt School sehen uns in der glücklichen Lage, letzterer Gruppe anzugehören. Uns ist es möglich, die Selbstisolation zu unserem eigenen Schutz und dem Schutz Anderer zu realisieren und trotzdem uneingeschränkt von Zuhause aus arbeiten zu können. Hierfür setzen wir auf Tools, die es uns ermöglichen, einerseits mit unseren Kollegen in engem Austausch zu bleiben und andererseits unser Weiterbildungsangebot professionell online abbilden zu können.

Was es bei der Auswahl und der Verwendung dieser Tools zu beachten gibt, haben wir kurz für Sie zusammengefasst.

Die richtigen Mittel für den jeweiligen Zweck

Wer das Medium „Video“ für den Informationsaustausch nutzen möchte, muss vor der Toolauswahl einige technische Voraussetzungen erfüllen. Verfügen Sie über die notwendige Hardware für eine Video-Konferenz?
Testen Sie auch Ihre Internetverbindung, um eine ruckelfreie Übertragung zu ermöglichen.

Sind die Voraussetzungen gegeben, gilt es, ein geeignetes Tool auszuwählen. Hierfür sollte man sich zunächst die Gegebenheiten genauer ansehen: Möchte ich mit meinen Kollegen chatten und Team-Meetings online abhalten oder nach außen mit Kunden kommunizieren und benötige hierfür kompetente Software. Es gibt eine Vielzahl an Tool-Anbietern auf dem Markt, die jetzt sogar ihre kostenpflichtigen Angebote für die breite Masse kostenlos zur Verfügung stellen. Das Forbes-Magazin hat eine detaillierte Liste zusammengestellt, die Ihnen die verschiedenen Programme vorstellt. Für eine kompaktere Tool-Übersicht empfehlen wir den Beitrag des Wirtschaftsmagazins CAPITAL.

Eine erfolgreiche Video-Konferenz halten

Egal mit welchem Tool Sie letztendlich arbeiten: Ähnlich wie bei einem „normalen Meeting“ ist eine Video-Konferenz nur so gut, wie ihre Vorbereitung. Es gibt daher einige Tipps zur Gestaltung von Online-Meetings:

Teilnehmer: Je weniger Teilnehmer, desto übersichtlicher verläuft die Konferenz.

Moderator: Wann der richtige Zeitpunkt ist, um sich zu Wort zu melden, ist die wohl größte Schwierigkeit bei der Video-Konferenz. Legen Sie daher jemanden fest, der den Ablauf anleitet.

Agenda: Die Festlegung thematischer Schwerpunkte und einer Reihenfolge hilft dabei, sich während der Konferenz nicht „zu verlaufen“.

Timetable: Eine Video-Konferenz fordert den Teilnehmer häufig mehr als eine Präsenzveranstaltung. Daher ist es hier umso wichtiger, den zeitlichen Rahmen festzustecken. Meetings sollten möglichst auf 30-60Min beschränkt werden. Online-Seminare sollten blockweise eine Länge von 90-120Min nicht überschreiten und dann durch großzügige Pausen unterbrochen werden.

Netiquette: Niemand sollte dem Sprechenden ins Wort fallen, sondern ihn stattdessen ausreden lassen.

Video-Funktion: Die Video-Funktion sollte konsequent bei allen eingeschaltet sein. So erkennt man genau, wer gerade spricht und kann direkten Blickkontakt aufbauen. Außerdem kann darauf Rücksicht genommen werden, wenn sich jemand einen Kaffee holt oder eine Pause eingelegt werden, wenn jemand nicht mehr stillsitzen kann.

Mikrofon: Bezüglich der Mikrofon-Verwendung sieht das etwas anders aus: Das Stummschalten der Teilnehmer, die nicht aktiv sprechen, beugt Störgeräuschen vor.

Protokoll: Schreiben Sie sich Notizen, formulieren Sie Zwischen-Ergebnisse und notieren Sie offene Fragen, damit diese nicht untergehen.

Gelassenheit: Legen Sie die Aufregung vor dem neuen Medium ab und blicken Sie den neuen Möglichkeiten freudig entgegen. Die neue Flexibilität bietet auch Chancen!

Unter Einhaltung dieser Tipps steht der erfolgreichen Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen und Kunden nichts mehr im Wege. Die Frankfurt School bietet nun schon viele Weiterbildungen im Online-Format an, so beispielsweise den Certified Blockchain Expert oder das Seminar zum Thema virtuelle Führung. Weiter Infos finden Sie auf unserer Webseite.