Silvia Puhani
Revisionsleiterin
Silvia Puhani arbeitet seit dem Abschluss ihres Studiums in verschiedenen groeßeren Banken als Pru...
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Interne Revision: Von den Erfolgsrezepten der Pixar Studios profitieren

April 6, 2016
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  • Immer einen Schritt voraus sein – wie geht das?

    Ed Catmull, der Mitbegründer der Pixar Studios, erläutert in einem Interview seine Managementphilosophie, die sich ausgezeichnet auf die Revision und insbesondere auf das Prüfen komplexer Themen übertragen lässt.

    Die Rolle der Führungskraft

    Ed Catmull hält sich selbst nicht für allwissend: „We know, intellectually, that if we want to do something new, there will be some unpredictable problems. […] Rather than thinking, “OK, my job is to prevent or avoid all the messes,” I just try to say, “well, let’s make sure it doesn’t get too messy.”“ Auch die Systemische Organisationstheorie geht von der post-heroischen Führungskraft aus, die nicht die Heldenrolle des Allwissenden übernimmt, sondern weiß, dass sie allein nicht alles weiß.

    Ausgewogene Balance zwischen klarer Führung und Chaos

    „You are always in this balance between clear leadership and chaos;in fact that’s where you’re supposed to be.“ „Our real rule is to make a great movie.“ Klare Führung bedeutet klare Vorgaben. Detaillierte Ansagen und Pläne bergen aber auch das Risiko, dass diese sich später als unrealistisch erweisen. „Adhering to the pure, original plan falls apart, too, because it doesn’t represent reality.“ Bei einem unbekannten Prüfungsthema verfehlt ein in der Vorbereitungsphase zu detailliertes Prüfungskonzept meist die Realität. Um bedeutsame Ergebnisse zu erzielen, müssen wir mehr Ungeplantes, mehr Chaos zulassen und neue Wege gehen. „If we’re to avoid becoming creatively bankrupt, we have to do things that are high risk.“ Ist das Chaos jedoch zu groß, werden unsere Prüfungsaktivitäten ergebnislos bleiben. Der Bericht hätte keinen roten Faden und bliebe ohne inhaltliche Ergebnisse. Daher: „Let’s make sure it doesn’t get too messy.” – kein vollkommenes Durcheinander aufkommen lassen! Das fortlaufende Ausbalancieren zwischen rigiden Vorgaben auf der einen und Chaos auf der anderen Seite funktioniert am besten, wenn Sie als Prüfungsleiter einen klaren Rahmen für das zulässige Chaos definieren, innerhalb dessen der Prüfer alle Freiheiten hat.

    Was bedeutet dies für die Konzeption einer Prüfung?

    Kategorisieren der Herausforderungen

    Ed Catmull unterscheidet, ob ein low- oder high-commercial-risk film mit mehr oder weniger technischen Neuerungen als experimental oder feature film entstehen soll und passt seine Herangehensweise entsprechend an. Ebenso können Prüfungen in folgende Kategorien eingeteilt werden:

    1. Bekanntes Thema auf bekannten Wegen, d.h. mit bestehendem Prüfungskonzept (z.B. Saldenabstimmung)
    2. Unbekanntes Thema auf bekannten Wegen (z.B. neue Niederlassung/Filiale mit bestehendem Prüfungskonzept)
    3. Bekanntes Thema mit neuen Wegen (z.B. erstmalige Prozessprüfung)
    4. Unbekanntes Thema auf neuen Wegen (z.B. branchenfremdes Tochterunternehmen, komplexes Thema, erstmalige systemische Prüfung)

    Diese Kategorien unterscheiden sich sowohl in puncto einzugehende Risiken als auch hinsichtlich der Bedeutsamkeit der Ergebnisse. Erkenntnisse von großer Tragweite werden in Kategorie 1 nicht gewonnen. Ein Kategorie-1-Prüfungsergebnis, egal ob gut oder schlecht, wird höchstens durchschnittlich interessant und wichtig sein.

    Risiken eingehen

    Bei welcher Prüfung welche Risiken einzugehen sind, muss vorab entschieden werden. Das definiert den Rahmen für Freiraum, Kreativität und Chaos. Kleinteilige Prüfungskonzepte und Handlungsvorgaben sind somit nur in Routineprüfungen zieldienlich, deren Ergebnisse nur selten positiv überraschen werden. „The trick is to make sure you [are] doing something that has risk as part of it.“ Um die Überlebenswahrscheinlichkeit des Unternehmens zu erhöhen, muss die Revision immer einen Schritt weiter denken. Dazu müssen Prüfungsthemen und Herangehensweisen laufend verändert werden – was natürlich gewisse Risiken birgt. Doch andernfalls würde das Prüfungsteam zwar immer effizienter arbeiten, dabei aber neue Umstände oder die Weiterentwicklungen des Unternehmens ignorieren. Wo routinemäßiger Durchschnitt vollkommen genügt und wo dagegen Kreativität gefragt ist, muss möglichst früh und vollkommen klar festgelegt werden.

    Qualitätssicherung in iterativen Schleifen

    „Along the way, you realize something you didn’t know when you started.“ Genau wie in der Systemtheorie propagiert Ed Catmull ein Vorgehen in iterativen Schleifen: „You have to make changes in response to the problems revealed in your first attempt and then the second attempt, etc.“ So teuer und langwierig dies scheinen mag – aufsehenerregende Ergebnisse lassen sich nicht anders erzielen, als dass Sie fortlaufend überprüfen, ob alles, was Sie tun, auf einen Revisionsbericht hinausläuft, der zum bisherigen Vorgehen der Organisation einen Unterschied darstellt. Das Selbstverständnis von Pixar: „We can’t produce a crappy film“ kann übertragen werden auf „Bei uns wird kein nichtssagender oder unschlüssiger Bericht versandt.“ Da solche Berichte aufgrund von Regularien nicht einfach einkassiert werden können, muss zusätzliche Zeit investiert werden, um die Prüfung zu retten.

    Fazit

    Überraschenderweise bestehen zwischen nachhaltig wirksamer Revisionsarbeit und der Produktion von Animationsfilmen etliche Parallelen. Auf beiden Gebieten werden den Managern Flexibilität, Kreativität, Selbstreflexion und das besonnene Abwägen von Risiken abverlangt. Dies ist nicht einfach, aber möglich. Wir unterstützen Sie auf Ihrem Weg.

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