Andreas Topel
Dozent
Andreas Topel ist seit über 20 Jahren als Berater und Trainer in der IT-Prozessberatung tätig und ...
Professional Education

Die fünf Phasen im Lizenz-Audit

September 27, 2017
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Montagmorgen, 8:00 Uhr.
Besuch bei einem Kunden, angespannte Gesichter, getrübte Stimmung. Die Stimme des Lizenzmanagers schallt schon durch den Flur:
„Du ahnst nicht , was passiert ist! So ein Mist … wir haben Post bekommen … wir bekommen ein Audit…“
Eine vertraute Reaktion auf ein drohendes Lizenz-Audit.

Ist ein Lizenz-Audit eine Bedrohung?

Egal, ob kleines Unternehmen, alteingesessener Mittelständler oder DAX Konzern: Die Reaktion auf ein Herstelleraudit läuft fast immer gleich ab – Ignoranz, gefolgt von Hektik, Panik, Hilflosigkeit und schließlich Resignation. Oder auch: die fünf Phasen des Lizenz-Audits.

Auch die Aussagen und Ratschläge, die im Zuge dieser Phasen im Unternehmen gestreut werden, haben einen hohen Wiedererkennungswert:

  • „Das erste was die machen, ist, sich in unser Netz zu hängen“
  • „Und wenn schon. Das dürfen die doch gar nicht, keine Panik“
  • „Da müssen wir sofort einen Anwalt einschalten, die werden schon sehen“
  • „Wir sind safe!“ oder: „Wir werden alle sterben“

Zugegebenermaßen ist dies an der ein oder anderen Stelle ein wenig überzeichnet. Aber es wird deutlich, dass ein Audit nach wie vor als unvorhersehbare und nicht zu planende Bedrohung angesehen wird, von der man hofft, dass

  • sie nie das eigene Unternehmen treffen wird.
  • es schon nicht so schlimm wird.
  • die erforderlichen Daten schnell generiert werden können, wenn es darauf ankommt.

Die Faktenlage stellt sich hingegen anders dar. Jeder große Softwarehersteller erzielt mittlerweile über 20 Prozent seines Gesamtumsatzes durch Einnahmen aus Audits. Mehr als 60 Prozent aller Unternehmen hatten in den letzten 18-24 Monaten ein Audit und über 21 Prozent mussten mehr als 1 Mio. US$ nachzahlen[1]. 2013 kamen laut Gartner Group nur 5 Prozent aller Firmen ohne Lizenzierungsfehler durch ein Audit. Unter diesen Voraussetzungen scheint es eher unwahrscheinlich, KEIN Software-Audit zu bekommen und aus diesem NICHT unbeschadet hervorzugehen.

Lizenzmanagement als Schlüssel zu einem erfolgreichen Audit

Aus der Summe der Erfahrungen lässt sich sagen, dass der Schlüssel zu einem erfolgreichen Lizenz-Audit in der Kompetenz und Erfahrung der Lizenzmanagement-Abteilung liegt. Dem Auditor auf Augenhöhe zu begegnen setzt voraus, dass man die erste Stufe „Ignoranz“ erfolgreich überwunden hat und erst gar nicht zulässt, zum Opfer von „Hektik“, „Panik“, „Hilflosigkeit“ und „Resignation“ zu werden.

Denn natürlich ist es der Job eines Software-Lizenz-Beraters bei Eintritt des Notfalls die Kastanien aus dem Feuer zu holen. Nicht umsonst zählt das Audit-Defense zum Leistungsprofil der Lizenzberatung. Noch besser ist es allerdings, wenn das Unternehmen selbst fachkundige Mitarbeiter im Lizenzmanagement hat. Eine Weiterbildung im Lizenzmanagement – mit oder ohne Zertifikat – ist dazu hilfreich. Gut vorbereitet zu sein, hat noch nie geschadet.

Erfahren Sie im Interview mit unserem Autor Andreas Topel aus erster Hand, wie Unternehmen einem drohenden Audit gelassen entgegentreten können.

[1] White Paper: Flexera Software and IDC Research Survey Report, Studie Key Trends in Software Pricing & Licensing Report von Flexera Software und IDC

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