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Virtual Meetings: Wie Sie wieder Schwung in Ihre Videokonferenzen bekommen
Executive Education / 30 June, 2020
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Marketing & Sales Koordinatorin
Michelle Neumann is Marketing & Sales Coordinator Professional & Executive Education at Frankfurt School.

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Wir alle befanden uns eine ganze Weile im sogenannten „Lockdown“ und auch jetzt unterliegt unser Arbeiten noch gewissen Vorsichtsmaßnahmen. Viele Unternehmen setzen weiterhin auf ganzheitliche Home-Office-Lösungen oder rufen ihre Mitarbeiter dazu auf, sich in Sachen Anwesenheit abzusprechen um die 50%-Grenze bezüglich der Auslastung in den jeweiligen Standorten nicht zu überschreiten. Meetings in Konferenzräumen sind weiterhin undenkbar und wenn nur mit viel Platz umsetzbar. Daher trifft man sich weiterhin hauptsächlich auf dem virtuellen Weg um in Meetings die anstehenden To-Do’s zu besprechen und wichtige Entscheidungen gemeinsam zu treffen.

Umstellung vs. Gewohnheit

Was im März 2020 noch ganz neu für alle war, ist jetzt zur Normalität geworden. Anfänglich holten sich Führungskräfte und Verantwortliche noch fleißig Tipps für die Gestaltung ihrer virtual Meetings ein. Mittlerweile schleicht sich hier und da die Gewohnheit ein. Das bedeutet, dass vor allem die Produktivität leidet. Effektivität, Kreativität und Motivation sind lange nicht mehr so spürbar wie vor wenigen Monaten. Wer jetzt nicht reagiert und neuen Schwung in die Meetings bringt, verliert seine Mitarbeiter auf dem Weg. Besonders die eher introvertierten Persönlichkeiten fühlen sich zurzeit oft abgehängt vom Trubel der Video-Calls, denn diese sind meist nicht nur unkoordiniert, sondern auch überfüllt. Mit zwei einfachen Methoden können Sie nun Ordnung in das Chaos bringen.

Leben Sie die Stille

Dieser Ansatz dient vor allem der vollen Ausschöpfung innovativer Ideen, Perspektiven und Ansichten. Stilles Brainstorming bringt nachweislich mehr Ideen hervor als konfuses, lautstarkes Brainstorming – und diese Ideen sind in der Regel kreativer und von höherer Qualität. Die ruhige Atmosphäre lädt alle Teilnehmer – auch die introvertierten – dazu ein, ihre Meinungen zu platzieren. Sie gibt den nötigen Raum frei, gehört zu werden sodass niemand sein Engagement verstecken muss.

Bewährt hat sich folgende Vorgehensweise: Stellen Sie vor der eigentlichen Besprechung ein Dokument zur Verfügung, dass alle zu beantwortenden Kernfragen umfasst. Besprechen Sie dieses kurz zu Beginn des Meetings und geben Sie den Mitarbeitern dann 10-20 Minuten Zeit um ihre Ideen in diesem Dokument zu verschriftlichen oder weitere Recherche zu betreiben. Im Anschluss findet der Austausch über die Ergebnisse statt. Diesen können Sie gern aktiv leiten und die einzelnen Personen ermutigen, Ideen mit Potential weiter auszuführen.

Breakout-Rooms für mehr Koordination

Für den Fall, dass eine hohe Anzahl an Mitarbeitern an einem Meeting teilnimmt, eignet sich die Nutzung von Breakout-Rooms zwecks besserer Koordinierung. Der entscheidende Schritt, um diese großen virtuellen Sitzungen besser zu machen, besteht darin, dass sie sich eher wie kleine Sitzungen anfühlen und funktionieren. Sie schaffen ein Verantwortungsgefühl und vermeiden den Verlust einzelner Stimmen.

Viele Videoplattformen (z. B. Zoom, Adobe Connect und Samba Live) enthalten eine “Breakout”-Option, bei der ein Moderator kleinere Gruppendiskussionen aus einer großen Gruppe definieren kann. Die einzelnen Gruppen werden dann mit einer Aufgabe betreut, die es auszuarbeiten gilt. Durch die Festlegung eines Zeitlimits für die “Ausbrüche“ trifft sich dann die gesamte Gruppe wieder gemeinsam um die jeweiligen Gruppenergebnisse gemeinsam zu diskutieren.

Das Ausprobieren verschiedener Techniken – sei es das stille Brainstorming oder die Nutzung der Breakout-Rooms – hilft dabei, einige Herausforderungen der virtual Meetings zu minimieren. Wichtig ist, dass diese Techniken nicht zur Standardeinstellung für alle Videokonferenzen werden sollen – sie dienen eher der Abwechslung.

Wenn Sie mehr Ideen von Ihrem Team hören möchten, versuchen Sie es mit dem stillen Brainstorming. Wenn Sie ein besonders großes Team haben, probieren Sie es mit Breakout-Räumen. Nachdem Sie eine neue Technik ausprobiert haben, reflektieren Sie und sammeln Sie Feedback von Ihrem Team darüber, wie es gelaufen ist – schauen Sie, was funktioniert und was nicht. Lernen, reflektieren und wachsen Sie, während Sie Ihren Werkzeugkasten für Besprechungen erweitern.

Sollten Sie bei der Umsetzung Ihrer agilen Methoden im Homeoffice Hilfe brauchen: Wir unterstützen Sie gerne!